Privacybeleid

Identiteit van Coach & Flow

Coach & Flow – Inge Driesmans

Adres: Oelenstraat 19, 3583 Paal

Ondernemingsnummer: 0757 554 261
E-mailadres voor privacyvragen: info@coachenflow.be

Algemeen

Het is voor ons belangrijk dat onze klanten ons moeiteloos kunnen vertrouwen. We maken er dan ook een punt van om de persoonlijke levenssfeer zo veel als mogelijk te beschermen. Om ons werk zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en jou een optimale service te kunnen bieden verzamelen we bepaalde persoonsgegevens van onze klanten en gebruikers van onze diensten. Het spreekt voor zich dat we met deze gegevens heel voorzichtig omspringen, we beheren deze gegevens op een veilige en respectvolle manier.

Over welke gegevens het dan juist gaat, hoe lang we deze bijhouden en voor welke doeleinden kan je hieronder lezen in ons privacybeleid dat opgesteld is met inachtneming van de GDPR-regels. Iedereen moet controle hebben over zijn eigen persoonsgegevens en daarom willen we iedereen de kans geven om te beslissen welke gegevens je met ons wil delen en welke niet.

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. Wij engageren ons onze plichten na te leven en je rechten te respecteren telkens wanneer wij je gegevens verwerken.

1. Wat betekent ‘verwerking van gegevens’ en wie is daarvoor verantwoordelijk?

Onder ‘verwerking van gegevens’ verstaan we elke verwerking van persoonsgegevens. Het begrip ‘verwerking’ dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van persoonsgegevens.

De Belgische onderneming Coach & Flow met maatschappelijke zetel te Oelenstraat 19, 3583 Paal treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens.

2. Welke soorten persoonlijke gegevens verzamelen we?

Onder persoonlijke gegevens, oftewel ‘persoonsgegevens’, verstaan wij gegevens die op een identificeerbaar persoon (de ‘betrokkene’) betrekking hebben.

Dit zijn gegevens die je ons zelf doorgeeft, bijvoorbeeld wanneer je contact met ons opneemt, een coaching, workshop, kamp, opleiding of andere dienst bij ons volgt, je inschrijft voor onze nieuwsbrief, een bestelling of online aankoop plaatst of deelneemt aan een activiteit.

Bijzondere gegevens en gezondheidsgegevens

  • Bij de inschrijving voor coaching, begeleiding of kampen kan je specifieke informatie met ons delen over persoonlijke omstandigheden (zoals allergieën, medicatie of specifieke gedragsmatige behoeften) om de activiteit veilig en passend te laten verlopen.
  • Voor zover deze informatie kwalificeert als een bijzondere categorie van persoonsgegevens, bijvoorbeeld als gezondheidsgegevens, verwerkt Coach & Flow deze uitsluitend op basis van jouw “uitdrukkelijke, voorafgaande toestemming”, conform artikel 9.2(a) AVG. Bij minderjarigen wordt deze toestemming gevraagd aan de ouder of wettelijke vertegenwoordiger, voor zover van toepassing.
  • Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor je ze hebt verstrekt, beperkt tot wat daarvoor noodzakelijk is en met extra zorg en vertrouwelijkheid behandeld.

Daarnaast kunnen wij, waar dit nodig en rechtmatig is, bepaalde persoonsgegevens ontvangen via externe dienstverleners die betrokken zijn bij onze dienstverlening.

Meer concreet kan dit om gegevens gaan zoals gegevens met naam, adres, leeftijd, geboortedatum, telefoonnummer, taalvoorkeur, e-mailadres, betalingsgegevens en gegevens die nodig zijn voor de organisatie en uitvoering van onze activiteiten en diensten.

Alle gegevens die we verzamelen worden uitsluitend gecombineerd en gebruikt voor zover dit noodzakelijk is voor de hieronder beschreven doeleinden en in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.

In sommige gevallen kunnen persoonsgegevens worden verwerkt via externe dienstverleners die betrokken zijn bij onze dienstverlening, bijvoorbeeld bij betalingen, online opleidingen, communicatie, administratie of technische ondersteuning.

Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk rechtstreeks bij de betrokkene te verkrijgen en verwerken alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

3. Waarom verwerken wij je gegevens?

We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Daarbij verwerken we altijd alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

Zo gebruiken wij persoonsgegevens:

  • met verkregen toestemming;
  • in uitvoering van een overeenkomst of om op jouw verzoek stappen te zetten voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst;
  • om te voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting;
  • wanneer Coach & Flow hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft, waarbij we rekening houden met jouw rechten en belangen.

De volgende doelstellingen kunnen vereisen dat we gebruik maken van jouw persoonsgegevens:

  • om vragen, aanvragen en contacten te behandelen;
  • om coaching, begeleiding, workshops, kampen, opleidingen en andere activiteiten te organiseren en uit te voeren;
  • om inschrijvingen en betalingen te verwerken;
  • om online opleidingen, digitale producten of andere online diensten ter beschikking te stellen;
  • om informatie over wijzigingen in onze diensten te verstrekken;
  • om onze administratie, facturatie en boekhouding te voeren;
  • om onze diensten en communicatie te verbeteren;
  • om, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer dit op een andere wettelijke basis is toegestaan, nieuwsbrieven, promoties en informatie over onze diensten en activiteiten te versturen;
  • om onze website, online leeromgeving en digitale dienstverlening technisch te beheren en beveiligen;
  • om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of om onze rechten en belangen te beschermen.

Wanneer voor de uitvoering van een specifieke dienst de tussenkomst van een externe dienstverlener noodzakelijk is, kunnen persoonsgegevens met deze dienstverlener worden gedeeld voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van die dienst en in overeenstemming met de GDPR-regels.

4. Hoe beveiligen wij je gegevens?

Wij staan ervoor garant dat het beveiligingsbeleid dat wij voeren bij de verwerking van persoonsgegevens steeds voldoende is, volgens de huidige stand van de techniek, om ons te wapenen tegen een ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, verlies of andere onrechtmatige verwerking.

5. Confidentialiteit

Om voormelde doelstellingen te kunnen bereiken hebben alleen personen en dienstverleners die daartoe toegang nodig hebben toegang tot de persoonsgegevens. Zij mogen de gegevens alleen verder verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor het bereiken van die doelstellingen.

Coach & Flow neemt passende praktische en organisatorische maatregelen om de vertrouwelijkheid van gegevens in haar interne werking en dienstverlening te verzekeren.

6. Verkopen we je gegevens aan derde partijen of geven we je gegevens door?

Wij verkopen je persoonsgegevens niet aan derden.

Om onze dienstverlening mogelijk te maken, kunnen persoonsgegevens wel worden gedeeld met of verwerkt door externe dienstverleners die ons ondersteunen bij onze bedrijfsvoering en dienstverlening. Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

  • hosting- en IT-dienstverleners;
  • aanbieders van online leeromgevingen of digitale opleidingen;
  • betalings- en facturatiedienstverleners;
  • aanbieders van e-mail-, nieuwsbrief- en communicatiediensten;
  • aanbieders van software, cloudopslag en andere digitale hulpmiddelen;
  • dienstverleners die ons ondersteunen bij administratie, boekhouding of andere bedrijfsprocessen;
  • andere dienstverleners die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een door jou gevraagde dienst.

Deze dienstverleners krijgen uitsluitend toegang tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun opdracht. Coach & Flow sluit met deze externe dienstverleners sluitende verwerkersovereenkomsten om de beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens te garanderen.

Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden doorgegeven:

  • wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening;
  • wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn;
  • wanneer dit noodzakelijk is om onze rechten of gerechtvaardigde belangen te beschermen;
  • wanneer wij daarvoor jouw toestemming hebben verkregen.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt of doorgegeven, zorgen wij ervoor dat hiervoor de waarborgen worden toegepast die de toepasselijke Europese regelgeving voorschrijft.

Wij kunnen anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden of voor externe rapportering gebruiken. Deze gegevens zijn niet tot een bepaald individu terug te brengen.

7. Wat zijn je rechten en hoe kan je ze uitoefenen?

Je hebt, binnen de voorwaarden die de GDPR daarvoor bepaalt, het recht om:

  • inzage te vragen in je persoonsgegevens;
  • onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
  • onder bepaalde omstandigheden te vragen om je persoonsgegevens te laten verwijderen;
  • onder bepaalde omstandigheden de verwerking van je gegevens te laten beperken;
  • bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, waaronder direct marketing;
  • je gegevens, wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is, in een gestructureerde en gangbare vorm te ontvangen of te laten overdragen;
  • wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming, deze toestemming op ieder moment in te trekken.

Je kunt hiervoor steeds contact opnemen via info@coachenflow.be.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) wanneer je van mening bent dat je persoonsgegevens niet in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving worden verwerkt.

8. Blijf op de hoogte van aanpassingen

Het spreekt voor zich dat de verwerking van persoonsgegevens kan evolueren doorheen de tijd ten gevolge van gewijzigde wetgeving, technische vooruitgang, nieuwe diensten of wijzigingen in onze bedrijfsvoering. Coach & Flow behoudt zich dan ook het recht voor om dit privacybeleid aan te passen in de toekomst indien nodig.

Wanneer dit gebeurt, zal Coach & Flow gebruikers hiervan op gepaste wijze op de hoogte brengen via de bestaande website van Coach & Flow en/of per e-mail.

9. Hoe en waar worden persoonsgegevens verwerkt?

Persoonsgegevens kunnen ons rechtstreeks worden verstrekt via bijvoorbeeld e-mail, telefoon, een contact- of inschrijvingsformulier, tijdens een gesprek of activiteit, of via de online diensten die Coach & Flow aanbiedt.

Afhankelijk van het doel kunnen persoonsgegevens vervolgens worden verwerkt of bewaard in bijvoorbeeld onze e-mailomgeving, administratie, klant- of deelnemersgegevens, boekhouding, online leeromgeving of andere systemen en hulpmiddelen die Coach & Flow gebruikt voor de uitvoering van haar diensten.

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zolang een wettelijke bewaarplicht of andere gerechtvaardigde reden dit vereist. Gegevens die uitsluitend nodig zijn voor een specifieke activiteit of begeleiding worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor dat doel,  tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

De bewaartermijn kan daarom verschillen naargelang het soort gegevens en het doel waarvoor deze worden verwerkt. Zo kunnen gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een overeenkomst, administratie, facturatie of wettelijke verplichtingen langer worden bewaard dan gegevens die uitsluitend voor een tijdelijk doel of op basis van toestemming worden verwerkt.

Jouw gegevens worden veilig opgeslagen in een niet-publiek toegankelijke, beveiligde database die wordt gehost door professionele IT- en hostingpartners binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

10. Cookies en webanalyse

Coach & Flow maakt op haar website gebruik van cookies en vergelijkbare technieken (zoals Google Analytics of een vergelijkbare webanalysedienst) om de online ervaring te optimaliseren en het websiteverkeer te analyseren.

Gedetailleerde informatie over het type cookies, de doeleinden, de bewaartermijnen en hoe je jouw toestemming eenvoudig kunt beheren of intrekken, is integraal opgenomen in Artikel 22 (Cookies en gebruik van de website) van onze Algemene Voorwaarden, die eveneens raadpleegbaar zijn op de website.

11. Veiligheid

Coach & Flow heeft de nodige maatregelen genomen om het verlies, het onrechtmatig gebruik of de wijziging te voorkomen van informatie die wij ontvangen via onze site en om betalingen en andere transacties zo veilig mogelijk te laten verlopen.

Wanneer online betalingen worden aangeboden, wordt de verwerking van betaalgegevens uitgevoerd door de daarvoor gebruikte betaalprovider. Coach & Flow krijgt daarbij geen toegang tot volledige betaalkaartgegevens die door de betaalprovider worden verwerkt.

Deze website kan links bevatten naar andere websites of online diensten die geen onderdeel zijn van Coach & Flow. Coach & Flow is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze externe websites of diensten omgaan met de privacy van hun bezoekers. We raden aan om bij het gebruik van dergelijke diensten ook hun eigen privacybeleid te raadplegen.

Als je vindt dat onze site niet in overeenstemming is met dit privacybeleid of als je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, neem dan contact op met Coach & Flow via info@coachenflow.be.

Dit privacybeleid is opgesteld met inachtneming van de GDPR/AVG-regels en de toepasselijke Belgische regelgeving.